Chapitre 3 consultation et envoi de messages

Pour naviguer efficacement sur Outlook, comme sur toutes les applications web, vous devez commencer par vérifier que votre mode formulaire est bien activé. Par défaut, JAWS et NVDA l’activent automatiquement. Mais si cette configuration a été modifiée, vous devez appuyer sur la touche Entrée avec JAWS, sur les touches Insert + Espace avec NVDA.

Afficher les messages de façon individuelle

Par défaut, Outlook Pour Windows regroupe les courriers par conversation, ce qui, dans un premier temps, peut être très perturbant. Nous vous conseillons de les afficher de façon individuelle.

Pour cela, rendez-vous sur la barre d’outils contenant la zone de recherche avec Ctrl + E, tabulez jusqu’au bouton « paramètres » et validez. Tabulez jusqu’à la première liste d’onglets, descendez et validez sur « courriers ». En tabulant à nouveau, vous arrivez sur une deuxième liste d’onglets, dans laquelle le premier « disposition », est sélectionné. En tabulant, vous allez atteindre plusieurs listes de boutons radio. Celle qui nous intéresse en contient 2 : (regrouper les messages par conversation » ou « Ne pas regrouper les messages ».

Si vous entendez « regrouper les messages par conversation », faites Flèche Haut pour cocher « Ne pas regrouper les messages ». Si c’est déjà « Ne pas regrouper les messages » qui est coché, vous n’avez rien à changer.

Tabulez jusqu’au bouton « enregistrer » et validez. Faites ensuite Échappe pour sortir des paramètres et revenir à la liste de vos messages.

Lorsque vous vous positionnez sur un message avec vos flèches, votre lecteur d’écran vous lit l’expéditeur du message, l’objet, la date d’envoi et le contenu du message. Vous pouvez donc avoir très rapidement une idée du contenu des derniers messages que vous avez reçus. Pour lire un message plus précisément, appuyez sur Entrée. Vous quittez alors votre boîte de réception pour entrer dans le message.

Vous êtes positionné au début. Utilisez vos flèches ou votre plage braille, exactement comme si vous étiez dans un document Word.

Pour sortir du message appuyez sur Échappe. Si cela ne fonctionne pas, appuyez sur Maj + F6. Vous revenez dans votre boîte de réception, sur le message que vous venez de lire.

Si vous souhaitez le supprimer, appuyez simplement sur la touche Suppr.

Répondre à un message

Pour répondre à un message, 2 solutions :

Une fois sorti du message, entrez dans le menu contextuel en utilisant la touche prévue à cet effet si vous en avez une, en appuyant sur Maj + F10 ou Maj + FN + F10 si vous n’en avez pas. Le premier élément du menu est « Répondre », le deuxième est « répondre à tous ». Si vous validez sur « Répondre », vous répondez uniquement à l’expéditeur, si vous validez sur « Répondre à tous », vous répondez à l’expéditeur et à l’ensemble des destinataires du message. Quel que soit l’élément sur lequel vous avez validé, vous vous retrouvez directement dans le corps d’un message dont l’objet est « Re » l’objet du message auquel vous répondez. L’adresse de votre ou de vos expéditeurs est déjà remplie. Écrivez votre message et validez sur Ctrl + Entrée pour l’envoyer. La première fois que vous effectuez cette action, il est possible qu’une boîte de dialogue s’ouvre, vous demandant si vous souhaitez utiliser ce raccourci pour envoyer un message. Si c’est le cas, tabulez jusqu’à la case à cocher « ne plus me demander », cochez-la avec Espace puis validez.
Lorsque vous êtes dans le message, utilisez le raccourci clavier Ctrl + R pour répondre, ctrl + Maj + R pour répondre à tous. Vous vous retrouvez directement dans le corps de votre message, avec, comme vu ci-dessus, l’objet et le ou les adresses préremplis.

Là aussi, écrivez votre message et appuyez sur Ctrl + Entrée pour l’envoyer.

Transférer un message

Pour transférer un message, c’est-à-dire le renvoyer à quelqu’un d’autre, il y a également 2 solutions :

Placez-vous dans votre boîte de réception, sur le message à transférer. Ouvrez le menu contextuel, descendez et validez sur « Transférer ». Vous vous retrouvez sur le champ « à », dans lequel vous allez entrer l’adresse du ou des destinataires de votre transferts. Vous pouvez y entrer autant d’adresses que vous voulez en réitérant l’opération. Appuyez ensuite sur la touche Tab. Vous êtes dans le champ « CC », dans lequel vous pouvez entrer l’adresse de la ou des personnes que vous souhaitez mettre en copie, c’est-à-dire ceux à qui le message n’est pas directement destiné, mais à qui vous souhaitez malgré tout l’envoyer. Ce champ n’est bien entendu pas obligatoire. Tabulez à nouveau, vous arrivez dans le champ « ajouter un objet ». dans lequel vous pouvez lire « tr : » l’objet du message d’origine, puis tabulez. Vous êtes dans le corps du message, sur une ligne vide. Vous pouvez si vous le souhaitez y écrire un texte, par exemple, « bonjour, je te transfère ce message parce que je pense que ça peut t’intéresser ». Au-dessous de cette ligne se trouve le message que vous transférez, avec les indications suivantes : « de » l’expéditeur du message d’origine, « envoyé » la date d’envoi, « à » le ou les destinataires du message d’origine, « objet » l’objet du message d’origine, et enfin le texte. Appuyez sur Ctrl + Entrée pour l’envoyer.
Lorsque vous êtes dans le message, utilisez le raccourci clavier Ctrl + F. Vous êtes dans le champ « à », exécutez les opérations vues ci-dessus, entrez la ou les adresses, tabulez sur le champ « CC », entrez-y si besoin les adresses des personnes que vous voulez mettre en copie, tabulez jusqu’au corps de votre message, écrivez si vous le souhaitez un texte au-dessus du message d’origine et envoyez-le avec Ctrl + Entrée.

Envoyer un nouveau message

Pour envoyer un nouveau message, utilisez le raccourci Ctrl + N. Vous vous trouvez dans le champ « à », dans lequel vous devez entrer l’adresse de votre ou de vos destinataires. En tabulant, vous arrivez au champ « cc », puis au champ « ajouter un objet », et enfin au corps du message. Puisqu’il s’agit d’un nouveau message, tous ces champs sont vides, vous pouvez les remplir comme vu ci-dessus. Et pour envoyer votre message, utilisez Ctrl + Entrée.

Les champs CC et CCI

Rappelons que le champ CC permet de mettre des personnes en copie d’un message quand elles ne sont pas directement concernées par le sujet mais doivent être informées des échanges. Quant au champ CCI, son intérêt est que l’adresse de ceux qui y figurent n’est pas visible par les autres personnes qui reçoivent le message. C’est très utile lorsque vous envoyez un même message à des personnes qui ne se connaissent pas et n’ont aucune raison de connaître l’adresse des autres destinataires, comme l’envoi de lettres d’information par exemple.

Ces deux champs ne sont pas affichés par défaut lors de la création d’un nouveau message. Vous pouvez néanmoins les faire apparaître temporairement, pour le mail en cours de rédaction.

Pour afficher le champ CC temporairement pour le mail en cours, appuyez sur Maj + Tab jusqu’au bouton nommé « CC » et validez.

Le champ CC apparaît entre le champ « à » et « objet ».

Pour afficher le champ CCI uniquement pour le message en cours, lorsque vous êtes dans le champ « à », appuyez sur Maj + Tab. Vous êtes sur un bouton nommé « CCI ».

Validez dessus. Ce champ apparaîtra alors juste avant le champ « Objet ».

Vous devrez reproduire ces manipulations pour chaque mail pour lesquels vous en aurez besoin.

Dans le chapitre 6 « réglages supplémentaires », nous vous expliquons comment faire en sorte que ces deux champs apparaissent à chaque nouveau message.

Messages regroupés par conversation

Si vous travaillez en groupe et êtes à l’aise avec la notion de « réduit » et « développé » dans une arborescence, vous préfèrerez peut-être que vos messages soient regroupés par conversation. Pour rappel, c’est le réglage par défaut. S’il a été modifié et que vous souhaitez y revenir, procédez comme suit :

Rendez-vous sur la barre d’outils contenant la zone de recherche avec Ctrl + E, tabulez jusqu’au bouton « paramètres » et validez. Tabulez jusqu’à la première liste d’onglets, descendez et validez sur « courriers ». Tabulez à nouveau pour arriver sur la deuxième liste d’onglets, dans laquelle le premier, « disposition », est sélectionné. Rendez-vous en tabulant sur le bouton radio « afficher les messages de façon individuelle ». Faites Flèche Bas pour cocher « regrouper les messages par branche dans les conversations ».

Note : il y a aussi une option nommée « regrouper les messages par conversation ». Nous déconseillons de la choisir car elle produit des comportements instables avec NVDA ou Jaws.

Tabulez jusqu’au bouton « enregistrer » et validez.

Faites ensuite Échappe pour sortir des paramètres et revenir à la liste de vos messages.

Une conversation est une suite de messages constituée d’une succession de réponses, à deux ou avec tout un groupe. Si vous répondez à un message, que vous ayez fait répondre ou répondre à tous, La suite de message ainsi constituée formera une conversation. L’objet de cette conversation est celui du premier message envoyé.

Lorsque vous vous déplacez dans la liste de vos messages, le lecteur d’écran vous annonce « réduit » chaque fois que vous vous positionnez sur une conversation, et vous en lit l’objet. Un appui sur Flèche Bas ou Flèche Haut vous fait passer à la conversation ou au message précédent. Pour accéder aux messages contenus dans une conversation, vous devez la développer avec Flèche Droite.

Une fois la conversation développée, les Flèches Bas et Haut vous font passer au message suivant ou précédent de la conversation.

À noter que, dans une conversation, les messages s’affichent dans leur ordre d’arrivée, le premier en haut et le plus récent en bas.

Les commandes de consultation, de réponse et d’envoi sont les mêmes que pour un message individuel. Pour lire un message, faites Entrée, et Échappe pour en sortir. Pour répondre ou répondre à tous, vous allez pouvoir utiliser Ctrl + R ou Ctrl + Maj + R, mais vous devez préalablement sortir du message. La commande ne fonctionnera pas si vous êtes dedans.

Lorsque vous êtes sur le dernier message d’une conversation, un appui sur Flèche Bas en sort en la réduisant, et vous vous trouvez sur la conversation ou sur le message suivant.