Chapitre 4 les pièces jointes

Lorsque vous envoyez un message, vous pouvez y associer un fichier, que votre destinataire pourra lire et sur lequel il pourra travailler. C’est ce qu’on appelle une pièce jointe.

Envoi de pièces jointes

Pour envoyer une pièce jointe, il vous suffit de la copier et de la coller dans votre mail. Procédez comme suit :

Rendez-vous dans l’explorateur Windows, entrez si besoin dans le dossier approprié et placez-vous sur votre fichier sans l’ouvrir.

Attention, vous ne pouvez joindre de cette manière que des fichiers, pas des dossiers.

Copiez-le avec Ctrl + C

Dans Outlook, placez-vous dans le message que vous voulez envoyer, soit par une réponse ou un transfert de message, soit en créant un nouveau message comme vu dans le chapitre précédent. Lorsque vous êtes dans le corps de votre message, coller votre pièce jointe avec Ctrl + V. Écrivez votre message et envoyez-le avec Ctrl + Entrée.

Attention, il est important de bien être dans le corps du message quand vous insérer le fichier avec Ctrl + V, sinon, la pièce jointe ne sera pas insérée.

Réception de pièces jointes

De même, vous pouvez recevoir un message contenant une ou plusieurs pièces jointes, que vous allez pouvoir ouvrir ou enregistrer.

Lorsque c’est le cas, votre lecteur d’écran indique « contient des pièces jointe » juste avant le nom de l’expéditeur. Pour y accéder, entrez dans le message, et faites Maj + Tab jusqu’à entendre ou lire le nom du fichier joint suivi de « ouvrir » et la taille du fichier.  Pour vous repérer, juste avant, vous entendrez ou lirez « bouton plus d’actions ». Si vous validez sur le fichier, il s’ouvre avec l’application appropriée, Word si c’est un fichier Word, Excel si c’est un fichier Excel etc.

Attention, la première fois qu’une application s’ouvre avec Outlook, vous arrivez sur une boîte de dialogue qui vous demande si vous voulez ouvrir ce fichier. Si vous ne voulez pas que cette question vous soit posée à chaque fois, tabulez jusqu’à la case à cocher « toujours demander avant d’ouvrir ce type de fichier » et décochez-la avec Espace. Tabulez et validez ensuite sur « ouvrir ».

Le fichier qui s’ouvre est en mode protégé, ce qui signifie qu’il est en lecture seule. Il n’est pas toujours bien lisible dans ce mode. Si vous ne parvenez pas à le lire correctement ou si vous voulez le modifier, vous allez devoir activer les modifications. Pour cela, appuyez sur la touche F6. Vous entendez ou lisez :

« barre des messages, Mode protégé.
Lien Attention aux fichiers provenant d’un emplacement Internet, car ils peuvent contenir des virus. Il est recommandé de rester en mode protégé sauf si vous devez effectuer des modifications. »

Appuyez sur Tab jusqu’au bouton « activer la modifications » et validez.

Pour modifier et enregistrer le fichier, procédez de la manière habituelle, puisque vous êtes dans votre application.

Si vous souhaitez l’enregistrer avant de l’ouvrir, lorsque vous êtes sur le nom du fichier, allez dans le menu contextuel. Ici, plusieurs cas peuvent se présenter. Si le compte de courrier sur  lequel vous êtes est lié à un compte Microsoft, vous aurez l’option « Enregistrer dans Onedrive ». Dans ce cas, suivez les étapes décrites ci-après concernant l’enregistrement dans OneDrive. Sinon, utilisez l’option « Enregistrer sous » ou l’option « Télécharger ».

Enregistrer dans OneDrive

Descendez sur « enregistrer sur OneDrive et validez. Le fichier s’enregistre automatiquement dans votre OneDrive, dans un dossier nommé « attachments » ou « pièces jointes ».

Pour vous y retrouver et surtout pour retrouver facilement le dernier fichiers joints que vous avez reçus, nous vous conseillons, une fois le fichier enregistré, de le déplacer dans le dossier approprié. Ainsi, votre dossier « attachments » ou « pièces jointes » ne contiendra que le fichier que vous venez de recevoir.

Si un mail comporte plusieurs pièces jointes, lorsque vous vous positionnez dessus, votre lecteur d’écran indique la même chose que s’il n’y en a qu’une, c’est-à-dire « comporte des pièces jointes » avant le nom de l’expéditeur. Mais lorsque vous entrez dans le message et faites Maj + Tab, vous avez 2 boutons supplémentaires, qui sont : « enregistrer toutes les pièces jointes » et « tout enregistrer dans OneDrive ». En continuant avec Maj + Tab, vous accédez à chacune des pièces jointes qui vous ont été envoyées, sur lesquelles vous pouvez agir comme vu ci-dessus.

Le bouton « enregistrer toutes les pièces jointes » ouvre une boîte de dialogue dans laquelle il vous est proposé d’enregistrer tous les fichiers en un seul, qui sera au format ».zip », c’est-à-dire dans un fichier compressé. Le nom donné par défaut à ce fichier compressé est le nombre de fichiers qu’il contient. S’il y a 2 pièces jointes à votre mail, le nom donné par défaut sera « 2 fichiers.zip ». Vous êtes dans la boîte de dialogue classique d’enregistrement ou d’ouverture de fichier Windows, utilisez Maj + Tab pour choisir l’endroit où vous voulez enregistrer le fichier, nommez-le comme bon vous semble et validez.

Le bouton « tout enregistrer dans OneDrive » enregistre l’ensemble de vos pièces jointes dans votre OneDrive, dans le dossier « attachments » ou « pièces jointes ».

Vous pouvez bien entendu choisir ce que vous faites de chaque fichier en vous rendant dessus et en validant pour l’ouvrir,  ou bien en utilisant le menu contextuel et en descendant sur « enregistrer sur OneDrive » pour l’enregistrer.