Chapitre 3 Gestion de plusieurs calendriers

Partager un calendrier

Vous pouvez partager votre calendrier avec d’autres personnes, ce qui leur donnera accès à l’ensemble de vos rendez-vous. Vous pourrez choisir de les autoriser à les consulter uniquement ou à les modifier.

Pour partager votre calendrier, positionnez-vous dessus, entrez dans le menu « accueil » et tabulez jusqu’au sous-menu « partager ». Ce sous-menu appartient au groupe « partager ». Si vous êtes à l’aise avec la navigation de groupe en groupe dans les rubans, vous pouvez également y accéder avec Ctrl + Flèche Droite.

Activez ce sous-menu en appuyant sur les touches Alt + Flèche Bas. La première option sur laquelle vous arrivez est :
« Transférer le calendrier sélectionné à une autre personne dans un courrier, envoyer le calendrier par courrier ».
Ceci permet d’envoyer en pièce jointe tout ou partie de votre agenda à une autre personne.

Pour accéder à l’option suivante, appuyez sur Tab. Vous entendez ou lisez :
« partager le calendrier, partager ce calendrier avec d’autres personnes ».
Validez dessus.

Une boîte de dialogue s’ouvre, dont l’intitulé est :
« invitation de partage », le nom de votre calendrier, « calendrier partagé ».

Entrez l’adresse mail de la ou des personnes avec qui vous souhaitez partager votre calendrier.

En tabulant vous accédez à l’objet, qui par défaut est celui du titre de votre boîte de dialogue.

Toujours en tabulant, vous accédez à plusieurs options :

• Une case à cocher « demander l’autorisation d’afficher le calendrier du destinataire »,
• Une case à cocher « autoriser le destinataire à afficher votre calendrier »,
• Une liste contenant les droits d’accès que vous souhaitez accorder aux destinataires de votre partage, dans laquelle vous choisissez l’option voulue avec les Flèches Bas ou Haut.
• Une ou 2 zones d’édition en lecture seule
• Une zone d’édition dans laquelle vous pouvez rédiger un texte.

Appuyez sur Ctrl + Entrée pour envoyer votre message. À la question « partager ce calendrier avec » votre ou vos destinataires, tabulez et validez sur « oui ».

En fonction de vos paramètres réseaux, il est possible que le message suivant s’affiche : « le partage de calendrier n’est pas disponible avec les entrées suivantes en raison des paramètres d’autorisation sur votre réseau, les destinataires ci-dessus peuvent consulter votre calendrier si vous le publiez. Voulez-vous publier votre calendrier ? » Validez alors sur « oui ».

Votre calendrier va alors s’ouvrir en ligne avec votre navigateur, et vous vous trouvez sur la fenêtre « courrier Outlook ». Connectez-vous à votre compte Microsoft, Vous arrivez sur une zone de liste nommée « sélecteur de personnes ». Entrez à nouveau l’adresse mail de votre destinataire, tabulez jusqu’au bouton « partager » et validez. Votre calendrier est partagé.

Se déplacer parmi ses calendriers

De même que pour les différents comptes et boîtes de courrier Outlook, vos calendriers, si vous en avez plusieurs, sont rangés dans une arborescence à laquelle vous accédez avec Ctrl + F6. Cette arborescence est constituée de 3 éléments qui sont : « mes calendriers », « autres calendriers », « calendriers partagés ». Il s’agit de groupes de calendrier créés par défaut par Outlook. Si ces groupes sont réduits, (ou fermés), la plage braille affiche le signe « + » (plus) devant. Vous passez alors de l’un à l’autre avec les Flèches Bas ou Haut. S’ils sont développés, ou (ouverts), la plage braille affiche le signe « – » (moins) devant. Les Flèches Bas ou Haut vous permettent alors d’accéder aux calendriers qu’ils contiennent. Pour développer ou ouvrir un groupe, utilisez Flèche Droite, pour le réduire ou le fermer, utilisez Flèche Gauche.

Voyons maintenant ce que contient chacun de ces 3 groupes.

Placez-vous sur votre arborescence avec Ctrl + F6 et faites Flèche Haut jusqu’à entendre ou lire « mes calendriers ». S’il est ouvert, fermez-le avec Flèche Gauche. Avec Flèche Bas, vous accédez à « autres calendriers », faites de même. Si votre lecteur d’écran ne vous précise pas s’il est ouvert ou fermé, c’est qu’il n’y a rien dedans. Avec Flèche Bas, vous accédez ensuite à « calendriers partagés), réitérez l’opération.

Comme son nom l’indique, le groupe « mes calendriers » contient le ou les calendriers qui vous ont été attribués, le groupe « calendriers partagés » contient ceux que les membres de votre organisation ont partagés avec vous.

Remontez maintenant sur « mes calendriers » et ouvrez-le avec Flèche Droite ». En appuyant sur Flèche Bas, vous accédez maintenant à vos calendriers. Vous pouvez soit les afficher, soit les masquer. Pour cela, placez-vous sur celui que vous voulez afficher/masquer et validez dessus. Il s’agit d’une bascule, chaque validation affiche ou masque le calendrier concerné. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel et valider sur l’option souhaitée.

Chaque calendrier affiché est dans un volet différent, vous pouvez donc passer de l’un à l’autre avec les touches F6 ou Maj + F6. Si l’un de vos calendriers n’apparaît pas, c’est qu’il est masqué. Affichez-le en validant dessus ou en passant par le menu contextuel.

Ajouter ou supprimer un calendrier

Nous l’avons vu, les calendriers qui sont partagés avec vous se trouvent dans « calendriers partagés ». Mais vous pourriez trouver pratique d’y accéder également dans « mes calendriers », de façon à les atteindre plus rapidement.

Pour ce faire :

• Placez-vous sur « mes calendriers ».
• Ouvrez le menu contextuel.
• Descendez et validez sur le sous-menu « ajouter un calendrier ».
• Une boîte de dialogue s’ouvre, dont le premier champ est « à partir du carnet d’adresse ». Validez sur ce champ.
• Vous accédez à un champ de recherche. Commencez à entrer l’adresse mail du contact que vous souhaitez ajouter. Si ce contact fait partie de votre organisation et que son calendrier est bien partagé avec vous, Outlook vous propose une liste de contacts correspondants au fur et à mesure que vous taper.
• Vous pouvez soit continuer à taper jusqu’à ce que le contact voulu vous soit suggéré, soit descendre dans la liste avec les flèches jusqu’à le trouver.
• Lorsque vous l’avez, validez.
• Vous revenez sur la liste d’édition « rechercher », réitérez l’opération si vous souhaitez ajouter un autre calendrier. Lorsque vous avez terminé, validez à nouveau, et votre calendrier est ajouté.

Pour supprimer un calendrier du groupe « mes calendriers », placez-vous dessus, ouvrez le menu contextuel, descendez jusqu’à « supprimer le calendrier » et validez.